國際商務(wù)英語函電范文:約定 實例之一: Dear Mr./Ms, Mr. John Green, our General Manager, will be in Paris from June 2 to 7 and would like to come and see you, say, on June 3 at 2.00 p.m. about the opening

商務(wù)英語信函范文【1】 Dear Mr. / Ms.,This is to introduce Mr. Frank Jones, our new marketing specialist who will be in London from April 5 to mid April on business.We shall appreciate any help you

篇一 July xx, 20xx XXX, CEO XXX, VP Sales XXXXXXXX Corporation Address It’s our great honor to invite you to visit XXX pany located at address in August, 2003. This visit will provide an opportunity fo

外貿(mào)需要使用 商務(wù)英語 ，尤其是出口商與進(jìn)口商的商務(wù)往來。下面我整理了出口商寫給進(jìn)口商的信，歡迎大家閱讀。出口商寫給進(jìn)口商的信篇一 Dear Sirs,We have obtained your address from the Commerial Counsellor of your

外貿(mào)商務(wù)信函英語范文

外貿(mào)郵件除了要簡潔明了，條理清晰，主旨明確。通常一篇完整的商務(wù)郵件包含以下幾個部分：稱呼，開篇，正文，結(jié)束語，禮貌問候。01 Salutation——稱呼 開頭的稱呼大多數(shù)人都不會太注意，然而細(xì)節(jié)有時可以決定成敗。在西方國家，

開頭：開頭寫收信人或收信單位的稱呼。稱呼單獨占行、頂格書寫，稱呼后用冒號。正文：信文的正文是書信的主要部分，敘述商業(yè)業(yè)務(wù)往來聯(lián)系的實質(zhì)問題。結(jié)尾往往用簡單的一兩句話，寫明希望對方答復(fù)的要求。如“特此函達(dá)，即希

外貿(mào)英語函電寫作技巧介紹如下：一：內(nèi)容輕重有分 一般來說，重要或強調(diào)的事情都放在信件的開頭或結(jié)尾，并且不能用含糊不清的主詞，例如this、that、they和which等等。如果同等重要的內(nèi)容要用and來連接，較輕的就放在次要的句

1、外貿(mào)函電:回信 外貿(mào)函電:回信（英文版） Dear Mr. / Ms,Thank you for your letter conveying congratulations on my appointment. I wish also to thank you for the assistance you have given me in my work and

開頭：開頭寫收信人或收信單位的稱呼。稱呼單獨占行、頂格書寫，稱呼后用冒號。正文：信文的正文是書信的主要部分，敘述商業(yè)業(yè)務(wù)往來聯(lián)系的實質(zhì)問題。結(jié)尾往往用簡單的一兩句話，寫明希望對方答復(fù)的要求。如“特此函達(dá)，即希

外貿(mào)函電信函寫作

In terms of contract number 318, the goods should be shipped before Jan. 20. We must to get the bill of lading(B/L) at latest befor Jan. 31, we believe that your party will deliever goods on

外貿(mào)英語函電：催款函范文實用范例 (1)subject: Demanding Overdue Payment Dear Sirs,Account No.8756 As you are usually very prompt in settling your accounts, we wonder whether there is any special reason why we

外貿(mào)詢盤函電中英文范文 Dear Ms Zhang,I know your company from our partners: John&Son Co, I am interested in your item of embroidered tablecloth.Please send me your catolog and your price with the follow

外貿(mào)英語函電寫信范文：Koppermann GmbH Schubert strasse 16， K-2618， Hamburg， Germany Telefon： 1 41 61 00 00 Telefax： 0 41 61 00 01 2 April 200 Ms Ni Minzhi 3W Co. Ltd.3B Guihua Road Shanghai

外貿(mào)英語函電寫信范文

如“特此函達(dá)，即希函復(fù)。”同時寫表示祝愿或致敬的話，如“此致敬禮”、“敬祝健康”等。具體的范文模板鏈接：https://pan.baidu.com/s/1bIq3X-uq-1xNXarsPFxOIQ ?pwd=t3u2 提取碼: t3u2

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外貿(mào)函電中英文范文怎么寫

外貿(mào)英語函電催款函典型句型 1The following items totaling $4000 are still open on your account.你的欠款總計為4000美元。2It is now several weeks since we sent you our first invoice and we have not yet

1.Dear Mr. Li,Your firm has been recommended 1 to us by the Dickson Electrics Company, with whom we have done business for many years.We are interested in your Electric Typewriters for use in offices and

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外貿(mào)英語函電范文

Dear Sirs: We have received the above NO.01/0501-FCT L/C established by you in payment for your order No.SHDS03027 and when we checked the L/C with the relevant contract carefully,we found some mistakes.Please modify it as follows: beneficiary AMOUNT: SAY US DOLLARS FORTY SIX THOUSAND NINE HUNDRED AND EIGHTY ONLY. date of shipment：change it to…… PARTIAL SHIPMENTS and TRANSSHIPMENT are ALLOWED We hope you can amend it quickly. Yours faithfully,
通過外貿(mào)英語函電的實訓(xùn)，讓我了解并熟悉外貿(mào)進(jìn)出口業(yè)務(wù)的關(guān)鍵步驟，重點掌握外貿(mào)業(yè)務(wù)信函的撰寫要點，初步做到能再一般情況下寫出內(nèi)容確切、表達(dá)得體、符合規(guī)范、語句通順、沒有語法錯誤的信函，了解外貿(mào)業(yè)務(wù)過程中的相關(guān)術(shù)語，包括交易條件和環(huán)境。了解業(yè)務(wù)信函的趨向，并學(xué)習(xí)電傳、傳真、郵件的有關(guān)知識及寫法 。 一、商務(wù)信函的格式和組成部分 除了簡單書信格式和功能書信格式以外，商業(yè)書信通常由下列幾個成分組成： 1. Letterhead 信頭 就是信紙最上方的關(guān)于一個公司的名字和地址。 2. Dateline 日期 寫信的日期。 3. Inside Address 信內(nèi)地址 信內(nèi)地址是收信人的地址，包括對方公司的名字和地址。 4. Salutation 稱呼語 可以是 Dear Sir(s)，Ladies andGentlemen，如果知道對方的姓名則要寫對方的姓（Mr/Mrs xxx）。具體要因情況而異。 5. Body of the Letter 正文 此處就是你寫信的意圖和想要達(dá)成的目的了。注意商務(wù)書信要盡量簡潔、直接，以免含混不清、造成誤會。 6. Signature Block 簽名欄 先要寫上一些Complimentary Close （信尾客套語），如：Yoursfaithfully, Yours truly 等等。 Hand-Written Signature and SignatureIdentification 手寫體簽名和簽名 簽名部分包括手寫體簽名和印刷體簽名，手寫簽名要在印刷的簽名的上面。 二、函電書寫基本原則 1、Courtesy 禮貌語言要有禮且謙虛，及時地回信也是禮貌的表現(xiàn)。 例如： We have received with many thanks your letter of 20May, and we take the pleasure of sending you our latest catalog. We wish to draw your attention to a specialoffer which we have made in it. You will be particularly interestedin a special offer on page 5 of the latest catalog enclosed, which yourequested in your letter of 20 May. 2、Consideration體諒 寫信時要處處從對方的角度去考慮有什么需求，而不是從自身出發(fā)，語氣上更尊重對方。 例如： "You earn 2 percent discount when you pay cash. Wewill send you the brochure next month. "就比 "We allow 2 percent discount for cash payment. Wewon't be able to send you the brochure this month." 要好。 3、Completeness完整 一封商業(yè)信函應(yīng)概況了各項必需的事項，如邀請信應(yīng)說明時間、地點等，確忌寄出含糊不清的信件。 4、Clarity 清楚意思表達(dá)明確，要注意： （1）避免用詞錯誤：例如：As to the steamers sailing from Hong Kongto San Francisco,we have bimonthly direct services. 此處bimonthly 有歧義：可以是 twice a month 或者 once two month.故讀信者就迷惑了，可以改寫為： 1.We have two direct sailings every month from Hong Kong to San Francisco. 2.Wehave semimonthly direct sailing from Hong Kong to San Francisco. 3.We have adirect sailing from Hong Kong to San Francisco. （2）注意詞語所放的位置： 例如： . We shall be able to supply 10cases of the item only. 前者則有兩種商品以上的含義。 （3）注意句子的結(jié)構(gòu)： 例如： We sent you 5 samples yesterday of the goods which yourequested in your letter of May 20 by air. We sent you, by air, 5samples of the goods which you requested in your letter of May 20. 5、Conciseness簡潔 （1）避免廢話連篇： 例如： .We wish to acknowledge receipt of yourletter...可改為：We appreciate your letter... .Enclosedherewith please find two copies of...可改為: We enclose two copies of... （2）避免不必要的重復(fù)： （3）短句、單詞的運用： Enclosed herewith----->enclosed at thistime----->now due to the fact that----->because a draft in the amount of$1000----->a draft for $1000 6、Concreteness具體 7、Correctness正確 三、建立業(yè)務(wù)聯(lián)系 在國際商務(wù)交往中，建立業(yè)務(wù)關(guān)系是交易開始和擴展的基礎(chǔ)。建立業(yè)務(wù)關(guān)系一般經(jīng)由以下幾個渠道：國內(nèi)外商會和貿(mào)易促進(jìn)會，大使館、領(lǐng)事館、商務(wù)參贊處，海外客戶、公開發(fā)行的行業(yè)名錄，市場調(diào)研，商務(wù)交易會或展覽會，銀行，貿(mào)易代表團體的互訪，市場代表自我介紹。 基本寫作原則 1. 告之對方自己如何熟悉其地址和業(yè)務(wù)范圍，并表示原意與對方建立業(yè)務(wù)關(guān)系； 2. 向?qū)Ψ阶晕医榻B（企業(yè)性質(zhì)、業(yè)務(wù)狀況、經(jīng)營范圍及信譽聲望等）； 3. 寄出或索取樣品、價格單和其他可供參考的資料； 4. 以禮節(jié)性的語言結(jié)束，表明希望彼此合作，發(fā)展互惠貿(mào)易關(guān)系及期待對方答復(fù)。 擬訂有關(guān)建立業(yè)務(wù)關(guān)系信函時，禮貌、得體、簡潔、樸實地將寫信人的意圖清楚、完整地告之對方是關(guān)鍵的。其語言風(fēng)格為開門見山，簡明扼要，切忌拖泥帶水，避免使用冷僻的詞匯或難懂的專門用語。 四、詢盤 告知對方從何種渠道得知 Your name has been given us by the Chamberof Commerce/ the Embassy/ the bank in )（我們Commerce/ the… Embassy/the… bank in….我們從在……地方的商會/從……使館/從……銀行獲悉你方名稱。 Your firm has been recommended to us byBayer AG, with whom we have done business for many years. 多年來與我們有業(yè)務(wù)聯(lián)系的拜爾股份公司將貴公司推薦給我們。 Messrs…of … have given me your name as soleagents for…在……的……公司向我們介紹了作為……獨家代理的貴公司的名稱。 （2）直截了當(dāng)?shù)卣f明想要購買的 We are considering the purchase of…我們打算購買……。 We are interested in importing snookertables but we need to have further details of the costs before making a finaldecision. 我們有興趣進(jìn)口臺球桌，但在最后決定之前需要進(jìn)一步了解有關(guān)價格的詳細(xì)情況。 We are regular buyers of men’s knitwear. 我們是購買男用針織品的老客戶。 （3）請求對 Will you please send us your illustrate/latest catalogue and price-list. 請您寄給我們帶插圖的/最新的產(chǎn)品目錄和價格表。 We should like to receive a copy of yourlatest catalogue and full details of your export prices and terms of payment,together with samples. 我們非常希望獲得貴公司的最新產(chǎn)品目錄和有關(guān)出口價格、付款條件以及樣品的詳細(xì)材料。 Kindly let me have a description of yourelectric hedge trimmers. 請貴方寄來電動修剪機的說明書。 （4）強調(diào)對方所報方所報價格應(yīng)合理和 If your quotation is really competitive, …如果你方報價具有競爭力，…… Provided prices are right. 前提是價格便宜。 If your products and terms comparefavorably with those of other suppliers, we shall send you an order. 如果貴公司的產(chǎn)品及條件與其他供貨商相比有優(yōu)勢，（如果貴公司的產(chǎn)品及條件與其他供貨商相比有優(yōu)勢，我方就會下訂單。 五、合同 商務(wù)合同是在商務(wù)活動中簽署的具有法律地位的法律文件，其在措辭上使用嚴(yán)謹(jǐn)準(zhǔn)確的表達(dá)，以體現(xiàn)法律語言的嚴(yán)謹(jǐn)性；在行文上采用平鋪直敘的方法陳述事理，以明確合同雙方的權(quán)利義務(wù)。英文合同的詞匯具有準(zhǔn)確、嚴(yán)謹(jǐn)、正式、莊重、保守及規(guī)范等特點，具體體現(xiàn)在正式的書卷詞語、專業(yè)詞語、古體詞語、外來詞、同義詞并列、模糊限制詞的運用以及具有特定含義的常用詞的使用。合同語言的語法特點是從句疊出，定語從句、狀語從句廣泛使用，狀語位置常常出現(xiàn)在主句內(nèi)部或從句的內(nèi)部以保證法律語言的嚴(yán)密和清晰。合同語言將各種從屬關(guān)系分句交織合并成一個冗長而獨立的復(fù)合句，不使用省略句，不使用感嘆句，很少使用簡單句。合同語言的篇章特點是結(jié)構(gòu)規(guī)范、條理清晰，采用法律文書的通用句子模式。 此外，我還在實訓(xùn)中詳細(xì)地學(xué)習(xí)其它方面如付款，包裝等的函電書信，學(xué)習(xí)到了好多東西。實訓(xùn)是工作前的準(zhǔn)備工作，外貿(mào)行業(yè)是一個具有挑戰(zhàn)性的職業(yè)，外貿(mào)交易的復(fù)雜性和多樣性決定了工作對人才素質(zhì)高低的要求比較嚴(yán)格。上完實訓(xùn)課之后，對于自身知識水平的局限性有了較充分的了解，在以后的學(xué)習(xí)及工作中，要不斷的提高自身的知識水平和身體素質(zhì)，逐步的向綜合型人員發(fā)展，來適應(yīng)21世紀(jì)對人才的需求。總而言之，雖然這次實訓(xùn)時間短暫，但對于我而言依然是受益匪淺，讓我的課本知識再度升華，從感性認(rèn)識上升為理性認(rèn)識了。
商業(yè)信函和普通的私人信函不同在于概念不同。1、外貿(mào)英語信函是國際貿(mào)易業(yè)務(wù)中普遍采用的信息交流方式，私人英語信函是以英語作為交流語言的群體的個人之間信息交流的方式之一，它們都屬于應(yīng)用文的范疇。2、國際貿(mào)易業(yè)務(wù)具有固定性、正規(guī)性、長期性、程序性、模式化等特點，所以業(yè)務(wù)雙方的信息交流方式：外貿(mào)英語信函在文體上也就有了相應(yīng)的特點。私人之間的信息交流具有隨意、自由、個性化、非正規(guī)化、非程序化等特點，所以私人英語信函在文體上也有其特色。格式分析中文商業(yè)商務(wù)信函的寫作格式，如同一般信函，商業(yè)信文一般由開頭、正文、結(jié)尾、署名、日期等5個部分組成。 開頭：開頭寫收信人或收信單位的稱呼。稱呼單獨占行、頂格書寫，稱呼后用冒號。正文：信文的正文是書信的主要部分，敘述商業(yè)業(yè)務(wù)往來聯(lián)系的實質(zhì)問題。結(jié)尾往往用簡單的一兩句話，寫明希望對方答復(fù)的要求。如“特此函達(dá)，即希函復(fù)?！蓖瑫r寫表示祝愿或致敬的話，如“此致敬禮”、“敬祝健康”等。具體的范文模板鏈接：https://pan.baidu.com/s/1bIq3X-uq-1xNXarsPFxOIQ ?pwd=t3u2 提取碼: t3u2
一、中英文函電范文對照 1、外貿(mào)函電:回信 外貿(mào)函電:回信（英文版） Dear Mr. / Ms, Thank you for your letter conveying congratulations on my appointment. I wish also to thank you for the assistance you have given me in my work and look forward to better cooperation in the future. Sincerely 外貿(mào)函電:回信（中文版） 尊敬的先生/小姐， 感謝你來信對我的任命表達(dá)的祝賀。我也感謝您對我的工作給予的支持，并期望未來能有更好的合作。 誠摯的 2、外貿(mào)函電：回復(fù)投訴 外貿(mào)函電：回復(fù)投訴（英文版） 20 May 2000 Kee & Co., Ltd 34 Regent Street London, UK Dear Sirs: Thank you for your letter of 20 May referring to your order no.252. We are glad to hear that the consignment was delivered promptly. We regret, however, that case no.46 did not contain the goods you ordered. We have investigated the matter and find that we did make a mistake in putting the order together. We have arranged for the correct goods to be dispatched to you at once. The relevant documents will be mailed to you as soon as they are ready. Please keep case no.46 and its contents until called for by our agents who have been informed of the situation. We apologize for the inconvenience caused by our error. Yours faithfully, Tony Smith Chief Seller 外貿(mào)函電：回復(fù)投訴（中文版） ——先生: 多謝五月二十日有關(guān)第252號定單的來信。得悉貨物及時運抵，感到高興。 有關(guān)第46號箱錯運貨物一事，在此向貴公司致歉。經(jīng)調(diào)查，發(fā)現(xiàn)裝運時誤將貨物同放，所以有此錯失。 該缺貨已安排即時發(fā)運，有關(guān)文件準(zhǔn)備好后會立即寄出。 錯運的貨物煩請代存，本公司已知會代理商，不日將與貴公司聯(lián)絡(luò)。 因此失誤而引致任何不便，本公司深感歉意。
　　我們用英語寫商務(wù)信函時，會從簡練的方式去寫嗎?下面是我給大家整理的商務(wù)信函英文范文，供大家參閱! 　　商務(wù)信函英文范文：要求開立信用狀 　　Dear Sir or Madam: 　　This is in regards to your order for 5,000widgets and our sales confirmation No. 341. We would like to remind you that the delivery date is approaching and we have not yet received the covering letter of credit. 　　We would be grateful if you would expedite the establishment of the L/C so that we can ship the order on time. In order to avoid any further delay, please make sure that the L/C instructions are in precise accordance with the terms of the contract. 　　We look forward to receiving your response at an early date. 　　Yours sincerely, 　　Hillary 　　商務(wù)信函英文范文：修改信用狀 　　Dear Sir or Madam: 　　Your letter of credit No.8844 issued by the Royal Bank of Canada has arrived. 　　Upon further examination, we have found that transshipment and partial shipment are not allowed. 　　As direct sailings to Portugal are infrequent, we have to transshipment may be 　　necessary. With regard to partial shipment, it would speed matters up if we have in stock instead of waiting for the whole shipment to be pleted. 　　With this in mind, I send you a letter today asking for the letter of credit to be amended to read “part shipment and transshipment allowed”. 　　I trust this amendment will meet your approval and you will send e-mail to us that effect without delay. 　　Yours sincerely, 　　Hillary 　　商務(wù)信函英文范文：延長信用狀期限 　　Dear Sir or Madam: 　　Thank you for your letter of credit covering your order for 10,000 widgets. 　　We regret to say that, owing to a delay on the part of our suppliers, we will not be able to get the shipment ready before the end of this month. We faxed you earlier today to that effect. 　　We expect that the consignment will be ready for shipment in the early part of August. We are arranging to ship it on the Great Wall-sailing from Shanghai on 7 August. 　　We are looking forward to receiving your faxed extension to the letter of credit so that we can effect shipment of the goods. 　　We send our sincere apologies for the delay and trust that it will not inconvenience you. 　　Yours sincerely, 　　Hillary 　　商務(wù)信函英文范文：請示提供信用資料 　　Dear Sir or Madam: 　　Thank you for you interest in our products. We hope the samples we sent you on 5 February were up to your expectations. 　　We would like to sort out the credit formalities as soon as possible possible so that we can begin trading. Could you provide us that we can begin trading. Could you provide us with the requisite financial rmation so that we can open your new account immediately? 　　Please include a recent financial statement, the name of your bank and 　　references,together with any other relevant credit details. The rmation you provide will, of course, be held in the strictest confidence. 　　We look forward to a long and prosperous relationship with your pany. 　　Yours sincerely, 　　Hillary 　　商務(wù)信函英文范文：拒絕賒銷 　　Dear Sir or Madam: 　　Thank you for your order No. 6565 dated 1 July for 100widgets. 　　I regret to say that our records show that we do not have sufficient letter of credit. We can fulfill your order only upon the receipt of a confirmed, irrevocable letter of credit. 　　We are sorry for the delay and await your instructions. 　　Yours sincerely, 　　Hillary 　　 看過商務(wù)信函英文范文的人還：
　　并不是所有的外貿(mào)員都是天生下來就會用英語寫商務(wù)信函了，它們也是會遵循一些信件格式的寫作的。下面是我給大家整理的，供大家參閱! 　　 　　英文商務(wù)信函寫作格式 英文信函分為混合式和齊頭式。 　　混合式：每一段的首行縮排兩格。落款在信末中間靠右下的位置。 　　齊頭式：信的所有內(nèi)容都靠左，段與段之間空一行。 　　英文信函的習(xí)慣用法，由以下幾個方面組成： 　　1信頭 The heading 　　信頭是指信紙上印刷或列印的企業(yè)名稱、廠稱、地址、電話號碼、電報掛號、主管人姓名等。通常情況下，公司都會專門印制帶有信頭的信箋紙，包括發(fā)信人的姓名，地址，電話，傳真等。當(dāng)我們撰寫傳統(tǒng)信件時，直接使用這種信箋紙就可以。 　　2編號和日期 The reference number and the date 　　方便以后查信使用。Your ref: 你方編號 Our ref: 我方編號 　　日期通常列印在信頭的右下方位置，或在寄信人姓名和地址的下方位置。日期的英式寫法是日、月、年;美式寫法是月、日、年。為了避免誤解，日期、年份用數(shù)字表示，月份則用英文表示，第一個字母要大寫，也可用縮寫。比如May，1998美式寫法;1，May，1998英式寫法。 　　3信內(nèi)地址 The inside address 　　與信封上的收信人名稱和地址相同，通常列印在信紙的左側(cè)，低于日期位置2—4行，也可在簽字位置下2—4行。 　　書寫收信單位名稱時，應(yīng)特別尊重對方的習(xí)慣，不能隨意增刪公司名稱前的冠詞The，也不能隨意改用繁寫及縮寫，如pany與Co.之間不能互換，否則會被認(rèn)為是不禮貌的行為。收信人地處的書寫格式與信封相同。 　　4稱謂 The salutation 　　在英文信函中，相同于“閣下”、“先生”等類禮貌性稱謂，常用Dear sirs”;稱呼企業(yè)，公司的婦女組織常用Madams，Ladies;無具體收信人姓名用Dear Sir or Madam 稱呼收信者。 　　收信人是個人，就應(yīng)在收信人姓名之前加稱謂，如Mr.先生，Mrs.夫人，Miss小姐，Hon用于稱呼市長、部長、大使等，Pres.總經(jīng)理、會長、總統(tǒng)等，Prof.教授等等。 　　5開頭語The open sentences 　　開頭語沒有統(tǒng)一的格式，但習(xí)慣上先用客套的語句把收到對方來信的日期，主題及簡單內(nèi)容加以綜合敘述，使對方一目了然這是答復(fù)哪一封去信的。如果是第一次通訊，也可以利用開頭語作必要的自我介紹，并表明目的要求。開頭語一般與正文分開，自成一節(jié)，要求簡單明了。 　　6正文 The body of the letter 　　正文的地位和內(nèi)容與中文書信相同。在英文商業(yè)信函中，信文從稱謂下兩行起書寫，行間相距一行，段落間空兩行。信文以占信紙的四分之三為宜，四周留出一定空白，每一行左起第一字要取齊，右起第一字不必一律取齊，但盡量要考慮到整齊美觀。 　　7結(jié)尾語The closing sentences 　　結(jié)尾語一般用來總結(jié)文字所談的事項，提示對收信人的要求，如“希望來信來函定貨”，“答復(fù)詢問”等，另外也附加一些略帶客套的語氣。正文結(jié)束后，另起一段寫結(jié)尾語。 　　8結(jié)束語 The plimentary close 　　英文商業(yè)信函的結(jié)尾是寫信人的謙稱，相當(dāng)于“敬上”的意思。若收信者為公司，謙稱則常用： 　　Yours Truly，Truly Yours，Yours faithfully等;若收信者為個人，則常用：Yours sincerely，Sincerely yours等。需要注意的是，結(jié)尾的謙稱后必須加逗號。 　　9簽署 The signature 　　簽署由兩部分組成，一是寫信人的簽名，二是打印出的寫信人的姓名。簽名用鋼筆或圓珠筆寫在結(jié)尾謙稱下5行的位置內(nèi)。盡量不要用印章，用印章的話，說明該信件并非本人親自過目，只是通函而已，不為人重視。為易于辨認(rèn)，在簽名下還應(yīng)列印姓名，有時還將職銜一并列印。常見的職銜有： 　　Chairman of the Board of directors董事長，President或Genera1 Manager總經(jīng)理，Director董事，Stand Director常務(wù)董事，Manager經(jīng)理，Head of Department職員，Manageress女經(jīng)理， 　　Head of a Department處長，Section chief科長等。 　　需要指出的是，寫信人如要代表企業(yè)單位或代理簽署時，應(yīng)在結(jié)尾謙稱下打印出全部大寫的企業(yè)單位名稱，然后才簽署，以表明該信不是以寫信人個人身份寫的，信由所述事宜均由企業(yè)單位負(fù)責(zé)。 　　10、附件 Enclosure 　　如果信中有附件，應(yīng)在左下角注明Encl. 或Enc.。 　　例如： 　　Encls: 2 Invoices 　　Enc.: 1 B/Lading 　　11其它 　　商業(yè)信函除上述內(nèi)容外，還經(jīng)常遇到以下情況： 　?、賹懶湃颂嵴垖Ψ教囟ㄈ藛T注意時，可在信內(nèi)姓名及地址的下面或在稱呼同一行之右側(cè)說明，并加上Attn.Attention的縮寫字祥，也可在字下劃橫線表示。 　　②寫信人為使對方迅速、正確地理解信所談的主題與目的，常在信內(nèi)列出“事由”項，記在信文的上方，并在Subject底下劃橫線，以提醒對方注意。 　?、蹫楸阌谏虡I(yè)信函留存查閱并分清責(zé)任，書信下部注有發(fā)信人及打字員姓名的第一個字母，位于署名下兩行的左下方。 　?、転檎f明信所附附件，便于收信人清點，可在發(fā)信人及打字員姓名的字母下行加注。 　?、萑缧盼膶懲旰笮枰a充一點，或加附與信文主題無關(guān)的簡短內(nèi)容時，可在信文末尾附件下加附言，用P.S.Postscript的縮寫引導(dǎo)。 　　對國外商業(yè)業(yè)務(wù)往來信函的結(jié)構(gòu)格式舉例如下： 日期 May,20,1998,收信人 Mach &.Welson， 　　地址340 Camedle Ave Kemlworttl，N.T, 　　注意 Attn：Mr. Jack G. Johnson 　　SCHARFMAN BROS. INC 　　CABLE ADDRESS Export一Manufacturers TELEPHONES 　　信頭 HEMPSTS Representatives一Importers 516292一1750 　　Sauco 393 FRONT STREET 　　TELEX: 96-7725 HEMPSTED 　　NEW YORK 11550 　　稱呼 Dear Sirs。 　　Thank you for your interest in the MEYLAN line Of stopwatches，timing device，etc。 　　信文： 　　We are leased to rm you that we act as extensive export representatives for MEYLAN CORP。 P1ease advice if you are interested in receiving our full catalog and price list。 　　信尾謙稱 Very truly yours， 　　公司名稱 SCHRTFMAN BROS.INC. 　　簽 字 　　寫信人姓名 Michael Seharfmah 　　寫信人職務(wù) Manager 　　發(fā)信人及打字員 MS/am 　　附 件 Encl. One 　　樣信一： 　　1、收信人的郵箱 　　2、發(fā)信人的郵箱 　　3、寫信日期：寫日期時，請注意以下幾點： 　　a. 年份要寫完整，不能用03代替2003。 　　b. 月份要寫英文名稱，不能用數(shù)字來代替，如31/3/03 不能在正式的信件中出現(xiàn)。但是可 　　以用英文縮寫，比如用Aug.代替August。 　　4、時間 　　5、主題 　　6、稱呼 　　7、正文 　　8、結(jié)束語 　　9、簽名 　　10、聯(lián)絡(luò)方法： 　　這部分內(nèi)容要完整,包括寫信人姓名、職位、公司名稱以及聯(lián)絡(luò)方法地址、電話、傳真、郵箱、網(wǎng)址。寫地址要注意：一般來說，門牌號和街道名稱之間不用逗號點開，但城市名稱和國家名稱之間一定要用逗號。 　　英文商務(wù)信函寫作格式 　　1、信頭 The heading 　　信頭就是指書信中發(fā)信人的地址和發(fā)信的日期等。 　　通常情況下，公司都會專門印制帶有信頭的信箋紙，包括發(fā)信人的姓名，地址，電話，傳真等。當(dāng)我們撰寫傳統(tǒng)信件時，直接使用這種信箋紙就可以。 　　2、編號寫信人的名字縮寫和日期 The sender name and the date 　　這部分內(nèi)容是為了方便今后查詢信件用的。 　　3、封內(nèi)地址 The inside address 　　這里就是指收信人的姓名和地址，一般寫在信箋的左上方。收信人名稱地址的格式和信頭的格式相同，但必須把收信人的姓名一并寫出。另外，如果不是完全公事化的書信往來，或者 　　已經(jīng)從公事的關(guān)系漸漸發(fā)展成為帶有私人性質(zhì)的友好信件往來，由于稱呼這一欄的內(nèi)容已經(jīng)說明了收信人的身份，所以可以不必填寫封內(nèi)地址。 　　4、事由 The subject heading 　　事由也就是我們通常說的主題，可以直接寫明信件的重點，讓人不必讀完全信才了解到信的內(nèi)容。所以事由要寫得簡明扼要。 　　5、稱呼 The salutation 　　指對收信人的一種稱呼。 　　較常使用的有Dear Sirs, Dear Madam, Dear Mr. XX,。稱呼后面的標(biāo)點，一般使用逗號。稱呼里的第一個字母要大寫。 　　6、開頭語 The open sentences 　　開頭語沒有統(tǒng)一的格式，但習(xí)慣上先用客套的語句把收到對方來信的日期，主題及簡單內(nèi)容加以綜合敘述，使對方一目了然這是答復(fù)哪一封去信的。如果是第一次通訊，也可以利用開頭語作必要的自我介紹，并表明目的要求。開頭語一般與正文分開，自成一節(jié)，要求簡單明了。 　　7、正文 The body of the letter 　　信的主體。一封信件的優(yōu)劣，完全要看正文寫的好或壞。我們會在后面繼續(xù)討論寫作商務(wù)信函的一些技巧、規(guī)則。 　　8、結(jié)尾語 The plimentary close 　　結(jié)尾語一般用來總結(jié)文字所談的事項，提示對收信人的要求，如“希望來信來函定貨”，“答復(fù)詢問”等，另外也附加一些略帶客套的語氣。正文結(jié)束后，另起一段寫結(jié)尾語。 　　9、結(jié)束語 The plimentary close 　　結(jié)束語是結(jié)束信函時的一種客套，應(yīng)該與前面的稱呼相呼應(yīng)。例如：“Sincerely,” “Best Regards, ”or “Yours Truly,”. 結(jié)束語寫在結(jié)尾語下隔一行，只有第一個字母大寫，后面加逗號。 　　10、簽名 The signatrue 　　寫在結(jié)束語的下面，簽上寫信人的名字。如果是傳統(tǒng)的信件，寫信人最好親筆簽上您的名字，因為用印章的話，說明該信件并非本人親自過目，只是通函而已，不為人重視。簽名的下面，最好寫上發(fā)信人的職位。 　　11、附件 Enclosure 　　如果信中有附件，應(yīng)在左下角注明Encl. 或Enc.。 　　例如： 　　Encls: 2 Invoices 　　Enc.: 1 B/Lading 　　商務(wù)信函的寫作特點 　　寫作商務(wù)信函并不要求使用華麗優(yōu)美的詞句。所有需要做的就是，用簡單樸實的語言，準(zhǔn)確的表達(dá)自己的意思，讓對方可以非常清楚的了解您想說什么。 　　1、口語化 　　每一封信函的往來，都是跟收信人彼此之間的一次交流。人都是感性的，所以需要在信函里體現(xiàn)感性的一面。然而很多人都有一種誤解，以為寫作商務(wù)信函就應(yīng)該用一種特殊的“生意腔”，于是把一封本來應(yīng)該是熱情而友好的信函寫得呆板而死氣沉沉。他們寧愿寫“Your letter has been received”，“Your plaint is being looked into”而不是“I have received your letter”或者“We are looking into your plaint”。其實我們簡單的來理解一下，每次信函的往來不就是跟對方進(jìn)行了一次交談嗎?只不過是把交談的內(nèi)容寫到了紙上而已。多用一些簡單明了的語句，用我/我們做主語，這樣才能讓我們的信函讀起來熱情，友好，就象兩個朋友之間的談話那樣簡單，自然，人性化。 　　2、語氣語調(diào) 　　由于信函都是有其目的性的，所以信函里所采用的語氣語調(diào)也應(yīng)該符合寫信人的目的。在寫之前先不妨仔細(xì)考慮一下，寫這封信函是想達(dá)到一個什么樣的目的，希望對收信人產(chǎn)生一種怎樣的影響呢?是歉意的，勸說性的，還是堅決的，要求性的。這完全可以通過信函中的語氣語調(diào)來表現(xiàn)。 　　3、真誠 　　不管是生活中的交往還是生意上的合作，真誠是最重要也是最基礎(chǔ)的，所以信函也必須能夠充分體現(xiàn)真誠。不管說什么，都要帶著誠意去說。 　　4、直接 　　信函一定要寫得簡明扼要，短小精悍，切中要點。如果是不符合主題或者對信函的目的不能產(chǎn)生利益的內(nèi)容，請毫不留情的舍棄它們。因為這些內(nèi)容不僅不能使交流通暢，反而會混淆視聽，非但不能讓讀者感興趣，反而會讓他們惱火，產(chǎn)生反感。 　　5、禮貌 　　禮貌，并不是簡單用一些禮貌用語比如your kind inquiry, your esteemed order等就可以的。而是要體現(xiàn)一種為他人考慮，多體諒對方心情和處境的態(tài)度。 　　特別要注意，當(dāng)雙方觀點不能統(tǒng)一時，我們首先要理解并尊重對方的觀點。如果對方的建議不合理或者的指責(zé)不公平時，請表現(xiàn)一下高姿態(tài)，可以據(jù)理力爭，說明自己的觀點，但注意要講究禮節(jié)禮貌，避免用冒犯性的語言。 　　6、簡潔 　　就象前面提到的，要用簡潔樸實的語言來寫信函，讓信函讀起來簡單，清楚，容易理解。用常見的單詞，避免生僻或者拼寫復(fù)雜的單詞。一個單詞可以表達(dá)，就不要用片語。多用短句，因為短句更容易理解。少用“and”，“but”，“however”，“consequently”這些讓句子變得冗長的連詞。在同一封信函里，不要使用多個相同含義的單詞。比如，前面寫了“goods have been sent”，那后面再提到這件事時就不要再用其他單詞如“forward”“dispatch”等。因為這樣寫會誤導(dǎo)讀者無謂地去考慮這些詞之間是否另有含義。最好是一件事情寫一段。 　　8、精確 　　當(dāng)涉及到資料或者具體的資訊時，比如時間，地點，價格，貨號等等，盡可能做到精確。這樣會使交流的內(nèi)容更加清楚，更有助于加快事務(wù)的程序。 　　9、針對性 　　請在郵件中寫上對方公司的名稱，或者在信頭直接稱呼收件人的名字。這樣會讓對方知道這封郵件是專門給他的，而不是那種群發(fā)的通函，從而表示對此的重視。當(dāng)然，如果無法確定收信人的名字，那就在稱呼一欄里寫“Dear Sirs” or “Dear Sir or Madam”。 　　10、語言樸實 　　商務(wù)信函不需要用華麗的詞句。根據(jù)西方的語言習(xí)慣，他們更愿意使用簡練而樸實的語言。所以當(dāng)我們跟西方人進(jìn)行商務(wù)溝通時，也要盡量避免華麗復(fù)雜的詞句。比如“We look forward to a bright and glorious future of cooperation”，就不如直接寫成“We hope to have the opportunity to work together with you in the future.”，這樣才更加符合西方人的語言習(xí)慣。 　　11、回復(fù)迅速及時 　　給買家的回復(fù)，千萬要迅速及時。因為買家通常只看最先收到的幾封回復(fù)，從中去選擇合適的供應(yīng)商。如果您的回復(fù)不夠及時，就可能因為搶不到先機而失去商機。 　　12、標(biāo)題 　　這一點是特別針對寫電子郵件的。也許很多人都沒有意識到，事實上，E-mail的標(biāo)題是很重要的一個部分，郵件給對方的第一個印象就是通過標(biāo)題來完成的。如果標(biāo)題沒有內(nèi)容，看起來象群發(fā)的垃圾郵件的話，很多買家就會直接刪除。比如這樣的標(biāo)題“How are you?” ，“Can we work together?”，建議您改成“Proposal: Bright Ideas Imports--Zhejiang Textile's Partnership Opportunity”或者“Introduction: Our Product Offerings for Bright Ideas Imports.”這樣會使郵件顯得更加專業(yè)。 　　13、校對 　　寫完之后，一定要檢查。最基本是要確保拼寫和語法正確，然后檢查一下所提供的事實，資料等是否有錯。在信函里有一個極小的失誤，也可能會破壞寫信人在溝通方面的可信度，并使人對寫信人表達(dá)的其他資訊投下懷疑的陰影。 　　簽名檔所填寫內(nèi)容： 　　職務(wù),根據(jù)個人的職務(wù)所寫 　　Luoyang Yunchuan Wind Power Machinery Co., Ltd. 　　Add：1-1-2109 Room, Wenxing Modern Bulding,No.3, Lianmeng Road, Janxi District, Luoyang, Henan Province, China 　　Tel: +86-0379-64833105 +86-0379-64687596 　　Fax: +86-0379-64833105 +86-0379-64687596\ 　　Email: 根據(jù)個人的email所寫 　　Website: 根據(jù)入口網(wǎng)站所寫 　　郵件自動回復(fù)內(nèi)容： 　　Dear Sirs: 　　I am very glad to receive your letter! I will reply you soon. 　　Thank you very much! 　　Best regards! 　　Your sincerely 　　XXXXX名字 看過的人還：