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外貿(mào)函電-常用句子

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外貿(mào)函電信函格式

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首先 你要確定你此單項下，你們簽訂合同時作為貨物的描述要求是以什么為基準，一般出口農(nóng)產(chǎn)品，一定有法定的商檢證書，可以用證書證明此批貨物的質(zhì)量是符合合同要求的。如果你的證書證明你的質(zhì)量符合合同要求，那買家沒有理由拒收。如果你們是按照其他的協(xié)定的話，同樣你要把按照其他標準的證書來證明這個貨物的質(zhì)量。 再扯遠點、如果是因為不可抗力什么的、或是運輸問題導(dǎo)致質(zhì)量受損，那只能找保險公司或是船公司了（還是要具體情況具體分析） 其次、你說描述的是情況最終的結(jié)匯方式是什么？ 如果是信用證，不論買家是否接收貨物，你只要按照信用證的要求提交好全套合格的單據(jù)，到銀行議付就行，不擔(dān)心結(jié)匯不到。 三、你現(xiàn)在應(yīng)該是分批走的貨，必須同客戶協(xié)商好處理問題，一旦到港，不可能拉回來的。一定都壞掉了，所以你可以同客戶協(xié)商是否減價等 總之，你先確定問題是什么再回答你的面試官會顯得你條例清晰。邏輯能力強。 哎 我一個學(xué)外貿(mào)的就是外語不咋的，不然我就用英文同你說了 。慚愧。
1．外貿(mào)信函的概念 　　商貿(mào)英文書信在我國又稱為外貿(mào)書信，它是指外貿(mào)公司（企業(yè)）及其人員在對外貿(mào)易活動中，與涉外企業(yè)及其人員之間相互往來的以商貿(mào)交往為內(nèi)容的各種英文信件。廣義上的商貿(mào)英文書信還包括電報、電傳、明信片以及各種商務(wù)報告書、廣告詞等。商貿(mào)英文書信是外貿(mào)交往的重要工具，外貿(mào)人員不僅要懂得外貿(mào)英語，而且必須善于運用外貿(mào)英文與貿(mào)易伙伴進行書信交流。 　　與普通信件相比，商貿(mào)英文書信有其特殊的格式、固定的商業(yè)術(shù)語和特定的商業(yè)習(xí)慣用語。由于東西方文化的差異，它與中文書信在形式和內(nèi)容上也都有很大的不同。因此，要寫好商貿(mào)英文書信，除了要求撰寫人精通英語，具有較高的商貿(mào)專業(yè)水平和政策、法律水平以外，還必須認真研究商貿(mào)英文書信的寫作特點和技巧，即信封的寫法和信內(nèi)的信頭、收信人名址、稱呼、正文、結(jié)尾、簽名等幾大部分。 　　2．外貿(mào)信函的分類 　　外貿(mào)信函從功能、用途上可分為：建立商貿(mào)關(guān)系、尋求代理、查詢信用、推銷產(chǎn)品、詢問報價、訂購貨物等數(shù)種。 　　3．外貿(mào)信函的結(jié)構(gòu) 　?。?）信封。信封一定要寫得準確、整潔，是寫信封的基本要求。但英語和漢語在地址的寫法上是截然不同的。 　　英文信封的基本格式是（美國式）： 　　THETENTHNATIONALBANK，Stamp 　　101WallStreet， 　　NEWYORK5．N．Y．， 　　U．S．viaairmail 　　Mr．Liming， 　　No363，RenminRoad， 　　ChongQing，630000 　　China 　　這是英文信封的通常寫法。按照中文習(xí)慣，則是這樣的： 　　630000 　　中國重慶人民路363號：貼郵票 　　李明先生收 　　美國紐約市第5郵區(qū)·華爾街101號第10國民銀行寄 由上例可見，英文和中文信封寫法的最明顯的區(qū)別，是收寄信人的先后排列不同。英文信封是先在左上角寫上寄信人的名址（這是美國式寫法，英國式寫法往往將寄信人名址寫在信封的左下角。），在信封正中寫上收信人名址。在名址的排列順序上，是先寫收（寄）信人的姓名（名稱），第二行寫住址的門牌號、街名，第三行寫城鎮(zhèn)名稱及所在地區(qū)的郵政區(qū)碼，第四行寫州名、國家名稱。我們所熟悉的漢語信封寫法和這就大不一樣了。需要注意的是，我國由國內(nèi)發(fā)往國外的信件，郵電部門規(guī)定有統(tǒng)一的外函信封。 　　其要求是，信封的正面寫收信人名址，背面寫寄信人名址。收信人名址應(yīng)用英文書寫，寄信人名址除國名用英文書寫外，均用中文書寫。 　?。?）信頭。商貿(mào)英文書信與中文書信不同的一個特點是，在信紙的開頭必須首先寫上信頭，即寄信人的名址和寫信日期。而在中文信件中，這一部分是放在書信的末尾的。這是英文書信的固定格式。通常，信頭寫在信紙的右上角，先寫寄信人名址（與信封上寫法一樣），再寫寫信日期。但也有寫在信紙正上方和左上角的。如： 　　例一： 　　150KensingtonRoad 　　Brooklyn，NewYork12②，N．Y．③ 　　June101985 　　例二： 　　Established1900 　　TELEPHONE：CHICAGOENVELOPECOMPANYCABLEADDRESS： 　　CALUMET42512901-2917INDIANAAVENUEENVELOPECHICAGO 　　Ref．No．CHICAGO，ILLINOISCODESUSED： 　　March161982ALLCODES 　　RENTLEY’SPREFERRED 　　注：實例中央上面Established1900是指該公司創(chuàng)立于1900年。因公司的歷史悠久，可證明公司的信用良好，所以常常被采用。中間大寫的是公司名稱“芝加哥信封公司”和公司所在地“伊利諾斯州，芝加哥市印地安街2901-2917號”。左邊的細小字（Telephone）是電話號碼，Ref．No（等于CorrespondenceReferenceNo．）是“信件編號”，其用途是便于索引，按此號碼可將信件歸案存檔，因而又可稱為“索引號碼”。右邊的細小字（CableAddress）電報掛號，用于發(fā)收電報。這個公司只有“ENVELOPECHICAGO”二個字就夠了，其手續(xù)費和電報費均能節(jié)省。（CodesUsed）即“使用電訊密碼簿”。（AllCodes，Rentlev’spreferred）即“在所有密碼簿中，請選用（Rentley）密碼簿”。 　　例三： 　　17．PhilpotLane，London，E．C．①3， 　　25April，1991 　　寫信頭還需要注意的一點是，在寫日期時，要區(qū)分開英國習(xí)慣和美國習(xí)慣。如1995年5月2日，按英國習(xí)慣，應(yīng)寫為“2ndMay，1995”按美國習(xí)慣是“May2，1995”。 　　（3）收信人名址。與信封上的收信人地址相同，一般寫在信紙的左上部，即在寄信日期下隔二行起寫。如： Messrs．Allen＆Son（1919）Pty，Ltd．， 　　155，F(xiàn)lindersLane， 　　Melbourne，C．①1． 　　Australia 　　March16，1991 　　Messrs．Smith＆James，Inc． 　　500NortonBldg． 　　Seattle4，Wash 　　U．S．A 　　寫收信人地址特別要注意的是，不僅要詳細，而且必須按照收信人自身所固定的寫法來寫，不能隨意改變，因為職業(yè)、職位不同，以及在不同的國家，其頭銜、區(qū)域的寫法是完全不一樣的。 　?。?）稱呼。商貿(mào)英文書信稱呼的寫法與中文信件的寫法也是不一樣的。這里所指的稱呼，相當于中文書信“敬啟者”，例如：DearSirDearsirs， 　　DearMadam，DearLadies， 　　Gentlemen：DearMesdames， 　　DearSirandMadam，LadiesandGentlemen： 　　在不同的信件中，稱呼是多種多樣的，但最常見的不外是Gentlemen（美國式）和Dearsirs（英國式）二種?？梢?，在商貿(mào)英文書信的稱呼中，由于在“稱呼”前已專門有收信人名址一欄，所以一般不再寫收信人的姓名，通常就寫Dearsirs或Gentlemen即可。只有在雙方關(guān)系較為密切時，才加上人名，如DearMr．Small。在這里，DearSirs就相當于中文信件的“敬啟者”之類的禮節(jié)性用語，是公文中常用的，不宜直譯為“親愛的先生”。另外，由于英、美習(xí)慣的不同，還要注意在“DearSirs”之后，通常用“，”號，而美國式“Gentlemen”之后，則應(yīng)用“：”號。 　　（5）正文。這是一封信的核心部分。寫作要求是要做到五個“C”，即禮貌（Courtesy）、簡潔（Conciseness）、明了（Clarity）、正確（Correctness）和完整（Completeness），以準確表達自己的商貿(mào)意圖。正文應(yīng)從稱呼下一行開始寫，信紙在左右兩邊都要留約一寸寬的空白，以保持書信應(yīng)有的齊整格式。同時，一封信要按內(nèi)容分成幾段，不要把一封長信寫成單獨的一段。為了明確起見，商貿(mào)英文書信常將各段加上編號或以每段之間加空行來分隔。但要特別注意的是，商貿(mào)英文書信原則上應(yīng)符合“一事一信”的要求，即一封信原則上只談一件事或主要只談一件事，不要把幾件事放在一信內(nèi)敘述，以利于所談事情能及時得到處理。 　　（6）結(jié)束語。是指在正文之后，簽名之前所使用的客套用語，一般在正文最后一行的下一行或空一行書寫。常用的客套語是：Yourstruly（你的真誠的），Yourssincerely（你的忠誠的）Yoursfaithfully（你的忠實的），等等。 在需要特別禮貌或帶有特殊的官方性質(zhì)的信件中，還可用YoursmostCordially（你的最真誠的）或Yoursrespectfully（你的恭順的）等。 　?。?）簽名。是指寫信人在書信的末尾用鋼筆簽上個人名字或公司名稱，相當于我國的簽字蓋章。在商貿(mào)英文書信中，簽名通常要占三至四行，第一行常用作公司名稱，全部要用大寫；第二行用于個人簽字，通常是既有簽名，又有打印名，以便易于辨認簽名；第三行常用于簽名人的頭銜。例如：Yourstruly， 　　FIDELITYTRADINGCO．ING． 　?。ê灻? 　　H．B．Haslehurst 　　GeneralManager 　　Verytrulyyours， 　　I．T．INPORMATION 　?。ê灻? 　　DirectorhoseM．Net 　　Verytrulyyours， 　　UNITEDEXPORTERSCOMPANY 　?。ê灻? 　　MaxdeHes 　　Verytrulyyours， 　　LEWERS＆COOKE，LIMITED 　?。ê灻? 　　E．W．Twelmeyer 　　PurchasingDepartment 　　Verytrulyyours， 　　STERN，MCRGENTHAU＆CO．，INC． 　?。ê灻? 　　EdwardN．Megay 　　MachineryDivision 　　在商貿(mào)英文書信中，即使是對認識的收信人，也要簽上全名，即使信是打印的，也要親自簽名。在簽名后打印上寫信人的職務(wù)是很重要的，這是告訴對方你有處理信中所談事務(wù)的權(quán)威。 商貿(mào)英文書信除了信頭、收信人名址、稱呼、正文、結(jié)束語和簽名外，有的信還要注明收發(fā)信編號，載入特別注意事項，如注意事項或特別指定閱信人、書信主題、附言和附件等（當然這些都不是必需的，可視情況而定。），都有其固定的位置。如下圖： 　　發(fā)文編號 　　收文編號 　　信頭 　　日期 　　收信人名址 　　特別指定閱信人 　　稱呼 　　書信主題 　　正文 　　結(jié)尾 　　簽名 　　附件
電子信函在文法上的10項注意 給各位一點提示 1.切忌主客不分或模糊。例子: Deciding to rescind the earlier estimate, our report was updated to include $40,000 for new equipment.” 應(yīng)改為 Deciding to rescind our earlier estimate, we have updated our report to include $40,000 for new equipment. (We決定呀, 不是report.) 　　2.句子不要凌碎。例子: He decided not to audit the last ten contracts. Because of our previous objections about compliance. 應(yīng)該連在一起. 　　3.結(jié)構(gòu)對稱,令人容易理解。例子: The owner questioned the occupant's lease intentions and the fact that the contract had been altered with ink markings. 應(yīng)改為: The owner questioned the occupant's lease intentions and ink alterations of the contract. 　　4.單眾數(shù)不要搞亂，不然會好刺眼，看不舒服。例如: An authorized person must show that they have security clearance. 　　5.動詞主詞要呼應(yīng)。想想這兩個分別: 1.This is one of the public-relations functions that is underbudgeted. 2. This is one of the public-relations functions, which are underbudgeted. 　　6.時態(tài)和語氣不要轉(zhuǎn)變太多?？瓷虅?wù)英語已經(jīng)是苦事，不要浪費人家的精力啊。 　　7.標點要準確。例如: He did not make repairs, however, he continued to monitor the equipment. 改為: He did not make repairs; however, he continued to monitor the equipment. 　　8.選詞正確。像affect和effect，operative和operational等等就要弄清楚才好用啦。 　　9.拼字正確。有電腦拼字檢查功能后，就更加不能偷懶。 　　10.大小寫要注意.非必要不要整個字都是大寫，除非要罵人。例如: MUST change to OS immediately. 外國人就覺得不禮貌和喝令人一樣。要強調(diào)的話，用底線，斜字，粗體就可以了。