大家好！今天讓小編來大家介紹下關于外貿(mào)訂單流程跟蹤表（外貿(mào)訂單流程跟蹤表模板）的問題，以下是小編對此問題的歸納整理，讓我們一起來看看吧。

外貿(mào)跟單流程？

外貿(mào)跟單流程
跟單員對出口貨物的跟單工作主要有：
(1) 接單
(2) 跟進生產(chǎn)
(3) 催審單證
(4) 出貨跟蹤
(5) 制單結匯
3．接單的形式：在出口貿(mào)易中，最常見的是：
（1） 合同：（CONTRACT）合同有銷貨合同（SALES CONTRACT）和購貨合同（PURCHASE CONTRACT）。前者由賣方草擬，后者由買方草擬。
（2） 確認書；（CONFIRMATION）它比合同要簡化些。對異議，仲裁，不可抗力等條款都不列入。它也有銷貨確認書（SALES CONFIRMATION）和購貨確認書（PURCHASE CONFIRMATION）。這種格式的合同一般適用于成交金額不大，批次較多的輕工商品，日用品，土特產(chǎn)等。
而合同用的比較正規(guī)。機器設備，大棕貿(mào)易的進出口。
還有協(xié)議書，意向書，訂單和委托訂單等。
要提的是，客戶從國外直接發(fā)來的訂單或委托訂單，我們收到后要回復，不能置之不理，否則算默認。
4．接單的程序： 詢盤，發(fā)盤，還盤，接受等環(huán)節(jié)。
（1） 詢盤：（INQUIRY）又叫詢價。
（2）發(fā)盤：（OFFER）又叫報價。是賣方向買方提出各項交易條件，并愿意按照這些條件達成交易，訂立合同的一種確定的表示。在實際業(yè)務中，發(fā)盤通常是一方在收到對方的詢盤后作出的。
（3） 還盤：（COUNTER-OFFER）又叫還價。
（4）拒絕還盤 (Decline counter-offer)
（5）接受（ACCEPTANCE）買方或賣方同意對方在發(fā)盤中提出的各項交易條件，并愿意按這些條件達成交易，訂立合同的一種確定的表示。
二．審單：即審核合同
1．審單內(nèi)容：
產(chǎn)品名稱、規(guī)格
質量
數(shù)量
單價、總額
價格條款
付款方式
包裝要求
交貨期
交貨方式。
2．審單方法：
（1）產(chǎn)品名稱，規(guī)格： 審查時產(chǎn)品代碼/型號是不是自身的產(chǎn)品？與我們的產(chǎn)品資料能否對上號？有很多公司和企業(yè)產(chǎn)品名稱的代碼/型號同時也代表了規(guī)格。
（2）質量：也稱品質。是貨物的外觀形態(tài)和內(nèi)在質量的綜合。
（3） 數(shù)量： 應審查貨物的數(shù)量是否可以及時備妥，其計量單位，重量以及約數(shù)有何規(guī)定。約數(shù)：如合同數(shù)量前加“約”，可使交貨數(shù)量有適當?shù)臋C動。國際上對約字的含義解釋不一。有的認為是2。5%，有的認為是5%。按《跟單信用證統(tǒng)一慣例》，信用證上如規(guī)定約字，應允許有不超過10%的增減幅度。
（4）單價，總額的審查：
1、客戶下單有的會將單價標出，我們要對照我們的報價表審查是否對？總額有沒有加錯？
2、通常我們以美元為結算貨幣，但也有以其它幣種的。要注意的是要用在國際上流通的硬貨幣。（英鎊，港幣，歐元）
（5）價格條款的審查： 出口貨物的單價條款，也稱價格術語，常用的有：
FOB （free on board, …named port of shipment）船上交貨價（指定裝運港的價格條件）
CIF (cost, insurance and freight, …named port of destination) 成本+保險費+運費（指定目的港）價格。
FCA (free carrier) （用于空運）by air
（6）付款方式審查：
1. 付款方式是否能接受？LC ，付定金，等等。
2. 支付的貨幣能否接受？
（7）包裝要求的審查：
1． 工廠的產(chǎn)品本身有自已的包裝，展示給客戶能否接受？
2． 客戶提供的包裝（彩印，尺寸）我們能否做？
3． 客戶提供的包裝資料是否齊全？（內(nèi)包裝，外包裝，標簽 hangtag, price tag ，說明書, 嘜頭 shipping mark）
（8）交貨期的審查：跟單員應審查交貨期是否合理，公司是否能及時籌備到貨物，并裝船送達。
（9）交貨方式的審查： 運輸主要有海運，陸運，空運，郵寄等等。
注：如運費由客戶支付，客戶決定交貨方式。如我們付費，盡量用海運。如報的價是連同海運價，而客戶要求空運（趕銷售），我們可要求客戶承擔多出部分的費用。
關于樣品： 要獲取訂單，備好樣品是很重要的一步。
1． 寄目錄，樣本：
2． 準備樣品。
（1） 工廠現(xiàn)有的款式
（2） 新款
（3） 客戶來樣。
要領：無論老品，新品，還是客戶來樣，樣品都要寄給客人進行確認。特別是新品可能要反復修改幾次。跟單員一定要保存好最終的確認樣品，以免客人在下單時找不到確認樣。在國際貿(mào)易中，憑樣品成交的比重很大。
作為跟單員，我們要做到：
A： 有完整的產(chǎn)品資料，主動進行宣傳。
B： 新品的成本，價格要進行核算。
C： 新品的制作要留有實樣。
D： 客戶的來樣要保存好原樣。
形式發(fā)票：PROFORMA INVOICE
買方為了向其本國當局申請進口許可證或核批外匯，在未成交前要求出口方將擬出售成交的商品名稱，規(guī)格，價格等條件開立的一份參考性發(fā)票。這種發(fā)票在成交后不能代替正式發(fā)票使用，對雙方都無最終約束力。
為了區(qū)別于正式發(fā)票，它必須明顯表明“形式發(fā)票”字樣。形式發(fā)票上一般要顯示訂單的相關信息。（收貨人，合同號，形式發(fā)票號，開出日期）。 產(chǎn)品信息 （品名，數(shù)量，價格，交貨期）。合同條款（價格條款，付款方法）。此外，提供銀行資料以便客戶開證或匯款。
• 簽訂合同后跟單的主要程序：
• 以貨，證，船，款為中心，包括：備貨，催證，改證，租船訂倉，(報關，報驗，裝船)，制單，結匯等環(huán)節(jié)。我們將這些程序概括為：
• 備貨及生產(chǎn)跟單
• 催審單證
• 訂倉裝船
• 制單結匯
二、生產(chǎn)跟單
• 產(chǎn)前批辦：準備顏色辦，輔料樣辦，包裝樣辦，產(chǎn)前樣辦等給客人批，OK后開始生產(chǎn)大貨
2. 生產(chǎn)進度跟蹤（進度跟蹤表，訂單號，交貨日期，生產(chǎn)進度，問題解決）
3. 安排QC驗貨 （中期驗貨，走貨前驗貨）
4. 準備出貨
三、催審單證：大多數(shù)的支付方式是L/C。對安全收匯有保障，因它是銀行信用。只要所裝運貨物與信用證條款一致，銀行保證付款。跟單員應對以L/C為支付方式的合同進行催證，審核和修改的跟蹤工作。
催證：貨物快完成時，要催證。
審證：審開證人和受益人是否正確，L/C的貨物和金額與合同是否相同，裝期，特別條款等。
改證：審證后發(fā)現(xiàn)問題如包裝上，總金額，有效期，拼寫錯誤等，必須要求對方修改，一份L/C，可能有幾處問題，我們要一一指出，一次性修改。
四、訂倉裝船：貨物備妥，L/C沒問題后，我們就要進入到出貨裝柜，租船訂倉和裝船的階段。
按CIF成交的，我們負責租船訂倉和裝船的手續(xù)。
首先： 出貨裝柜：跟單員在出貨前三四天就要聯(lián)系出貨裝柜事。這當中要做的工作有貨柜選擇，制作裝箱單，跟蹤裝柜等。
A． 貨柜選擇：根據(jù)貨物的不同而選擇不同的貨柜。常用的有：20’ (29 – 30立方/17.5噸) 40’ ( 58 – 61 立方/22.5噸), 40’H (68 –71立方/27.5噸)
B．制作裝箱單：裝箱單應包括出貨的品名規(guī)格，數(shù)量，箱數(shù)，毛凈重，包裝尺碼，總體積，箱號，嘜頭等。
C．跟蹤裝柜：出貨前一天通知有關人員并確定出貨數(shù)量的準確性。協(xié)助生產(chǎn)部門安排好人員裝柜。貨柜到廠后，跟單員要監(jiān)裝，指導貨物的擺放。如一個柜內(nèi)有幾種貨，每一規(guī)格的產(chǎn)品要留一二箱放于貨柜尾部用于海關查貨用。
按FOB成交的，只要將貨物送到指定裝貨港即
五、制單結匯：是出口貨物跟單的最后一個環(huán)節(jié)。
A.制單：貨物裝船后，跟單員要及時按L/C，合同或其它單據(jù)的內(nèi)容制作各種單據(jù)。要在L/C的有效期內(nèi)將單據(jù)送交銀行。出口單據(jù)主要有：匯票，發(fā)票，海關發(fā)票，提單，裝箱單，產(chǎn)地證，商檢證，保險單等。
B.結匯:如按L/C的規(guī)定制作了單據(jù)，并及時送交了銀行，我們就可及時收到貨款了。單據(jù)要求：正確，完整，及時，簡明，整潔。
生產(chǎn)企業(yè)跟單（工廠跟單）
生產(chǎn)過程跟單的流程：
1、下達生產(chǎn)通知書。跟單員接到客戶訂單后，應將其轉化為生產(chǎn)通知單。通知單要明確客戶所訂產(chǎn)品的名稱，規(guī)格型號，數(shù)量，包裝要求，交貨期等。
2、分析生產(chǎn)能力。 生產(chǎn)通知單下達后，要分析企業(yè)的生產(chǎn)能力。能否按期，按質地交貨。如不能應采取什么措施？要不要外包？
3、制定生產(chǎn)計劃。
4、跟蹤生產(chǎn)進度
跟蹤生產(chǎn)進度的表單：生產(chǎn)日報表，生產(chǎn)進度控制表，生產(chǎn)異常處理表，生產(chǎn)線進度跟蹤表。
5.交期延誤：如是工廠原因，要通知客戶，取得同意后方可出貨。如不同意，一是協(xié)商，我們可承擔部分費用將貨出去。二就只好取消訂單了。
6. 有關訂單的更改問題：客戶對已下的訂單因市場變化會有更改，有數(shù)量上的（或增加，或減少），有包裝上的，有交期的變更（或提前，或推遲）。接到客戶要求變更，首先要看改什么？能否接收？如我們的貨已生產(chǎn)的差不多了，已收尾，就不可能再更改了。如還沒按排，問題不大。如已按排了部份，要進行協(xié)商。比如數(shù)量要減，我們已按原數(shù)量采購了材料，如果是通用的，問題不大。但如是專用的，客戶要承擔部份費用。對交期：如要提前，我們要根據(jù)實際情況說。如要推遲，時間短，問題不大，但如要延遲很長，那倉儲費，損耗費要承擔。
1．客戶詢盤：
一般在客戶下訂Purchase Order之前，都會有相關的Order Inquiry給業(yè)務部，做一些細節(jié)上的了解。
2．報價：
業(yè)務部及時回復客人查詢，確定貨物品名、型號、數(shù)量、交貨期、付款方式、包裝規(guī)格、港口（空運機場）及柜型等，等和客戶確定業(yè)務時， Proforma Invoice or sales contract or offer sheet 給客戶做正式報價。
3．得到訂單：
經(jīng)過洽談，收到客戶正式的訂單 Purchase Order or sales contract。
4．下生產(chǎn)單：
得到客人的訂單確認后，給工廠下訂單(工廠自己安排生產(chǎn)計劃)，安排生產(chǎn)計劃。
5．業(yè)務審批：
業(yè)務部收到訂單后，首先做出業(yè)務審核表。按“出口合同審核表”的項目如實填寫，盡可能將各種預計費用都列明。合同審批需附上客人訂單傳真件，與工廠的收購合同。審核表要由業(yè)務員簽名，部門經(jīng)理審批，再交管理部人員審核后才能執(zhí)行。如金額較大的，或有預付款和傭金等條款的，要經(jīng)公司總經(jīng)理審批才行。合同審批之后制成工作任務單，交給部門跟單員跟進。
6．下達生產(chǎn)通知：
業(yè)務部在確定交貨期后，滿足下列情況可下達生產(chǎn)通知, 通知工廠按時生產(chǎn)：
6.1：如果是L/C付款的客戶，通常是在交貨期前1個月確認L/C已經(jīng)收到，收到L/C后需業(yè)務員和單證員分別審查信用證，檢查是否存在錯誤，交貨期能否保障，及其他可能的問題，如有問題應立即請客人修改L/C。
6.2：如果是T/T付款的客戶，要確認定金已經(jīng)到賬。
6.3：如果是遠期L/C, D/A等條款收匯方式的客戶(不推薦運用這種方式)，需經(jīng)總經(jīng)理確認批準。
7．驗貨：
7.1：在交貨期前一周，要通知公司驗貨員驗貨(部門跟單員跟進)。
7.2：如果客人要自己或指定驗貨人員來驗貨的，要在交貨期一周前，約客戶查貨并將查貨日期告知外貿(mào)部。
7.3：如果客人指定由第三方驗貨公司或公證行等驗貨的，要在交貨期兩周前與驗貨公司聯(lián)系，預約驗貨時間，確保在交貨期前安排好時間。確定后將驗貨時間通知工廠。
8．備制基本文件單證:
在收到客戶正式的訂單時，應制作出口合同, 出口商業(yè)發(fā)票,裝箱單，出口貨物托運單,核銷單, 報關單, 報關委托書, 報驗委托書(工廠的外貿(mào)人員還需要準備: 商檢換證憑單,紙箱檢驗單) 等文件.（應由單證員制作，交給業(yè)務跟單員跟進）。
9．商檢：
如果是國家法定商檢產(chǎn)品，在給工廠下訂單時要說明商檢要求，并提供出口合同，發(fā)票, 裝箱單等商檢所需資料。而且要告訴工廠產(chǎn)品的出口口岸，便于工廠辦理商檢。應在發(fā)貨一周之前拿到商檢換證憑單/條。
10．租船訂倉：
10.1．如果跟客人簽定的合同是FOB CHINA條款，通?？腿藭付ㄟ\輸代理公司或船公司。應盡早與貨代聯(lián)系，告知發(fā)貨意向，了解將要安排的出口口岸，船期等情況，確認工廠的交貨能否早于開船期至少一周以前，以及船期能否達到客人要求的交貨期。應在交貨期7天之前向貨運公司發(fā)出書面定倉通知，通常在開船5天前可拿到進倉單。
10.2．如果是由賣方支付運費，應盡早向貨運公司或船公司咨詢船期，運價，開船口岸等。經(jīng)比較，選擇價格優(yōu)惠，信譽好，到港時間準時,船期時間合適的船公司，并告訴業(yè)務員通知客人。如客人不同意時要另選客人認可的船公司。開船前一周書面定倉，程序同上。
10.3．如果貨物不夠一個小柜，需走散貨時，向貨代公司定散貨倉位。拿到進倉單時，還要了解截關時間，入倉報關要求，等內(nèi)容。
10.4．向運輸公司定倉時，一定要傳真書面出口貨物托運單，注明所定船期，柜型及數(shù)量，目的港等內(nèi)容，以避免差錯.
11．安排拖柜：
(千萬記住裝柜前要檢查集裝箱柜里是否有破舊,破損,破裂的地方)
11.1．貨物做好并驗貨通過后，委托拖車公司提柜，裝柜。拖車公司應選擇安全可
靠，價格合理的公司簽定協(xié)議長期合作，以確保安全及準時。要給拖車公司傳真以下資料：定倉確認書/裝柜圖紙，船公司，定倉號，拖柜委托書，注明裝柜時間，柜型及數(shù)量，裝柜地址，報關行，及裝船口岸等。如果有驗貨公司監(jiān)裝柜，要專門聲明，不能晚到。并要求回傳一份裝柜資料，列明柜號、車牌號、司機及聯(lián)系電話等.
11.2．傳真一份裝車資料給工廠，列明上柜時間、柜型、訂倉號、訂單號、車牌號以及司機聯(lián)系電話。
11.3．要求工廠在貨柜離開工廠后盡快傳真一份裝貨通知給業(yè)務部，列明貨柜離廠時間、實際裝貨數(shù)量等，并記下裝箱號碼和封條號碼作為提單的資料。要求工廠裝柜后一定要記住封緊鎖上.
12．委托報關：
在拖柜前要將報關所需資料交給合作報關行，委托出口報關及做商檢通關換單。通常要給報關留出兩天時間（船截關前）。委托報關時，應提供一份裝柜資料，內(nèi)容包括所裝貨物及數(shù)量，口岸，船公司，定倉號，柜號，船開截關時間，拖車公司，柜型及數(shù)量，本公司的聯(lián)系人和電話地址等。
13．獲得運輸文件：
13.1．最遲在開船后兩天內(nèi)，要將提單補充內(nèi)容(如果需要修改的話)傳真給船運公司或貨運代理。提單補充內(nèi)容要按照L/C或客人的要求來做，并給出正確的貨物數(shù)量，以及一些特殊要求等，包括要求船公司隨同提單出的船證明等。
13.2．督促船公司盡快出提單樣板及運費帳單。仔細核對樣本無誤后，向船公司書面確認提單內(nèi)容。如果提單需客人確認的，要先傳真提單樣板給客人，得到確認后再要求船公司出正本。
13.3．及時支付運雜費，付款后通知船公司及時取得提單等運輸文件。支付運費應做登記。13.4. 如果客戶是做FOB條款的, 應該及時通知客戶保險,并將提單副本傳真給他.
14．準備其他文件
14.1．商業(yè)發(fā)票：L/C 要求提供的文件中，對商業(yè)發(fā)票要求最嚴格。發(fā)票的日期要確定在開證日之后，交貨期之前。發(fā)票中的貨物描述要與L/C上的完全相同，小寫和大寫金額都要正確無誤。L/C上對發(fā)票的條款應顯示出來，要顯示嘜頭。如果發(fā)票需辦理對方大使館認證，一般要提前20天辦理。
14.2．FORM A原產(chǎn)地證書：FORM A 原產(chǎn)地證要在發(fā)貨之前到當?shù)厣唐窓z驗局申辦。需注意的是運輸日期要在L/C 的交貨期和開船日之前，在發(fā)票日期之后。未能在發(fā)貨之前辦理的，要辦理后發(fā)證書，需提供報關單，提單等文件。經(jīng)香港轉運的貨物，F(xiàn)ORM A證書通常要到香港的中國商檢公司辦理加簽，證明未在港對貨物進行再加工。
14.3．一般原產(chǎn)地證：一般原產(chǎn)地證可在中國貿(mào)易促進會辦理，要求低一些?？稍诎l(fā)貨之后不太長的時間內(nèi)補辦。如果原產(chǎn)地證書要辦理大使館加簽，也和發(fā)票一樣要提前20天辦理。
14.4．裝運通知：一般是要求在開船后幾天之內(nèi)，要通知客人發(fā)貨的細節(jié)，包括船名，航班次，開船日，預計抵港日，貨物及數(shù)量，金額，包裝件數(shù)，嘜頭，目的港代理人等。有時L/C要求提供發(fā)送證明，如傳真報告書，發(fā)函底單等，注意按客人要求的時間內(nèi)辦理。
14.5．裝箱單：裝箱單應清楚地表明貨物裝箱情況。要顯示每箱內(nèi)裝的數(shù)量，每箱的毛重，凈重，外箱尺寸。按外箱尺寸計算出來的總體積要與標明的總體積相符。要顯示嘜頭和箱號，以便于客人查找。裝箱單的重量，體積要與提單相符。
15． 交單：
15.1．采用L/C收匯的，應在規(guī)定的交單時間內(nèi)，備齊全部單證，并嚴格審單，確保沒有錯誤，才交銀行議付。
15.2．采用30% deposit,T/T收匯的，在取得提單后馬上傳真提單給客人付70%余款，確認收到余款后再將提單正本及其他文件寄給客人。
15.3．如果100%T/T收匯的，要求收全款貨款才能做貨的，要等收款后再安排生產(chǎn)。拿到提單后可立即寄正本提單給客人。
16．業(yè)務登記：
每單出口業(yè)務在完成后要及時做登記，包括電腦登記及書面登記，便于以后查詢，統(tǒng)計等。
17．文件存檔：
所有的外貿(mào)單證、L/C和議付文件必須留存一整套以備查用。
18．單證員平時應注意收集?？者\價,船期，航線，等信息，為業(yè)務員的報價提供幫助.

外貿(mào)訂單如何做？怎么接？中間的過程是什么樣的？

接訂單對于一個外貿(mào)業(yè)務員來說是工作中必不可少的一個過程，國內(nèi)很多把生意做到國外的企業(yè)都需要外貿(mào)訂單來盈利。那么外貿(mào)訂單要怎么接呢？

首先我們來說說對接外貿(mào)訂單的過程：

1、了解產(chǎn)品

業(yè)務員的首要任務就是了解自己的產(chǎn)品，知道自己產(chǎn)品的具體詳情以及產(chǎn)品定位，市場方向等，以便后期的客戶開發(fā)。

2、尋找客戶

找客戶的途徑有很多，比如展會，B2B網(wǎng)站，社交網(wǎng)站，搜索引擎等都可以幫助我們找到客戶，我們要學會主動出擊，訂單是不會自己找上門來的，就算有那也是極少數(shù)。

3、聯(lián)系客戶

再找到客戶之后，我們要做的就是與客戶聯(lián)系。與國外客戶聯(lián)系時最常用的就是郵箱，我們給客戶發(fā)一封郵件，告訴客戶我們經(jīng)營的產(chǎn)品，可以適當附上圖片，如果客戶感興趣的話也許會回復你要求你報價。

4、報價

在報價之前我們要先弄清楚客戶的需求，所需要的產(chǎn)品的具體規(guī)格等，盡快給出報價，如果不能在當時給出報價也要及時回復客戶告知原因以及大概什么時候可以給出報價。在報價的時候我們還需要把具體的包裝，交貨時間，打樣費，付款方式等這些因素確定下來。

分享幾種最需要謹慎對待的外貿(mào)訂單：

1、沒有詳細的需求說明，規(guī)則說明，沒有資料，就要求報價的單子。

2、客戶資料填寫不完整，我們無法掌握所有資料。

3、手里有單子可以給你做，但是要求你給回扣。

4、要求免費提供樣品的，除非你們是老客戶和相熟的伙伴關系，否則不要輕易答應。

5、交貨期緊的訂單，如果實在時不能在說好的時間發(fā)出貨物，最好不要接。

6、付款方式不安全的訂單。

7、對于太小又沒利潤的單子，往往是賠本賺吆喝。

8、品質高，價格不理想的單子，此類訂單往往最后買單的是自己。

做外貿(mào)訂單是一個漫長的過程，一心想著一次就能做好是一種危險的心態(tài)，雖然有這份心是好的，但是操之過急往往會壞事，大部分都是需要經(jīng)歷4-6次的跟蹤才會有顯著的效果。

外貿(mào)跟單具體流程？

如何做外貿(mào)跟單?
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做貿(mào)易跟單，一般程序如下：接受客戶指示單，分析產(chǎn)品來料，采購來料，制作樣品（主要下工廠了解樣品的落實情況，生產(chǎn)工藝適合客戶的產(chǎn)品要求，緊抓生產(chǎn)進度滿足交貨日期），發(fā)樣品給客戶認可，大貨投產(chǎn)。制作過程煩瑣易出錯，加工工廠會給你麻煩的，客戶也會的，要做好心理準備。
一、 工藝單
1.先對工藝單進行文字處理，翻譯成中文。
2.參照和對照往年的工藝單進行核對（主要指老客戶），研究是否有新的變化或者是有不對的地方，著重看一下有無特殊要求，工藝單指示不明的地方要及時和客戶溝通，如客戶有不明白的地方可按照訂單常規(guī)操作要求處理。
3.對著工藝單進行逐項檢查：（1）首先是主料，如面料的品種、紗支、結構、克重、顏色（特別注意特殊色，如麻灰）；（2）輔料，包括拉鏈（是否特指，如YKK）、繩、扣、風眼、花邊、松緊帶、梭織布（應注意是否需要染色）、橫機羅紋、主標、水洗標、吊牌、裝飾牌等。
4.對照工藝單認真研究印、繡花及其它處理方式，如面料絲光、水洗、扎染等（有關HTP訂單中對印、繡花方面沒有詳細的資料，甚至在最初打樣時連印花顏色、印花尺寸也沒有明確指示，客戶只有一個要求：效果好就行。雖然客戶把這個權利給了工廠，但也給工廠帶來一定難度，要揣測客戶的心態(tài)，自己要主動去創(chuàng)新設計一些東西。在這點上，應盡快適應客戶的這種要求）。
二、 核價
認真研究完工藝單后，安排進行核價，即填寫核價單，在填寫核價單時一定要清晰、認真，經(jīng)過誰手該把關的沒把好關的要負首要責任；建議跟單員最好整理一份工廠面料、紗支、克重、幅寬一覽表，以便以后價遇到相同的面料時，可按固定的工藝去填制核價單，印、繡花價格最好也有價格一覽表。
1.核實工藝單上客戶要求的紗支、克重、幅寬或有關面料生產(chǎn)的生產(chǎn)難易度，主要是與染整廠溝通，落實確定后，明確面料有關資料，以便工藝人員核算用料時與染整廠核對面料幅寬、克重資料，注意面料的紗支與克重的對比，方便用料的核算。
2.工藝室人員進行有關工藝用量的計算，此時要對輔料情況（特別是百家好事客戶對輔料一般都是指定廠家，要對輔料的價格進一步落實好，以免大貨投產(chǎn)后出現(xiàn)價格上的差異）進行詳細解說，問明客戶哪些輔料屬于客供及印花的種類及繡花線的種類，避免遺漏，客戶有特殊要求的，更是需要特別說明。
3.生產(chǎn)車間對照工藝單，進行生產(chǎn)量及加工費的計算，由于車間是參照工藝單進行計算，好多內(nèi)容僅是“紙上談兵”，因此有條件的盡可能提供樣衣，對于工藝單上或是客戶特別指示的，要一并詳細告知(最好是書面)生產(chǎn)部門，以便盡可能核算準確。
4.匯總資料，核算價格。由于核價員習慣于按照自己知道的資料進行核價，因此在客戶有特殊要求的時候，一定要有明確指示并做相關提醒，如面料有特殊要求（有無水洗等），輔料比較奇特，印、繡花價格等。所有這一切,都必須詳細準確的寫到核價資料或者是工藝單里，以便以后備查。
5.報價時如對某些輔料及印、繡花價格不明確的，報價時要注明所列輔料及印、繡花的價格，如百家好事訂單經(jīng)常會指定輔料廠，而唯嘉、歐美訂單牽扯到面料檢測及成衣檢測（客戶指定輔料，跟單員一定要注意，如果跟單員沒明確標注，跟單員要負主要責任；所有擔當學會看核價單上的資料，一定要看清楚，把經(jīng)手的資料要做到心中有數(shù)；有特殊要求的，一定要告訴核價員）。
三、備樣
一般來說，報完價后，如客戶覺得價格接近或者是可以接受，會要求安排備樣（原則上先談價格，后打樣；對新客戶原則上不備樣，備樣要收樣品費）。備樣時主要注意（備樣時關鍵在于保證交期及質量，因此我們經(jīng)手的資料務必要準確，與客戶要求一致，才能保證樣品及時得到確認，避免重復返工）：
（一）樣品
1.款式樣：一般來說款試樣主要是看做工的，可以用代替面料，但當有配色時，一定要搭配合適才行，尺寸做工完全按照客供指示及要求。
2.確認樣：作為確認樣，客戶看重的是,顏色要對，輔料要齊，印繡花也要按照要求的去做，特別是代表大貨面料一定要好。因為一般來說，確認樣是給設計師看的，所以一定是好的和準確的，符合設計師口味的，此項工作非常重要.如果做得不好，可以說前功盡棄，一切都是白費。
3.產(chǎn)前樣：一般來說是在大貨面料出來以后，為了保證大貨的準確性，,在裁剪前，做給客戶看得樣品，代表大貨水平，也是客戶對大伙的檢驗。為了生產(chǎn)的方便，要求產(chǎn)前樣必須符合客戶對大貨的一切要求，避免出現(xiàn)生產(chǎn)損失,安排起來一定要快。對于HTP訂單，大貨下來后，再安排做大貨產(chǎn)前樣，待產(chǎn)前樣確認后，進行大貨生產(chǎn)。HTP訂單不
4.廣告樣：廣告樣一般來說是在訂單確定后，大貨出貨前，客戶用來擴大宣傳，增加銷售量的樣品，齊色齊碼，外觀效果要好，一定要起到門面作用（廣告樣必須提前安排，不能臨近再下備樣）。
5.齊色樣：此項要求的客戶比較少,可以靈活掌握。對于HTP的訂單，客戶要求在工藝單下達后，安排做銷售樣，而且對于不好找的輔料可用類似或接近的代替，樣衣發(fā)走后，安排核價、報價，然后等客戶確認意見。
6.水洗樣：要保證成衣水洗尺寸，必須做好前提工作面料縮水率。
7.船樣：大多數(shù)客戶船樣要并到大貨里，如該并入大貨收費的船樣未并入大貨，跟單員應負主要責任。
（二）色樣
1.色樣，制作要好看、及時，保存要完整，一式三份：自已必須留存一份，以免以后的生產(chǎn)過程中，對大貨的顏色進行核對，問明客戶是在自然光還是在燈光下對色，以便及時確認。
2.紗樣。
3.布樣，如麻灰：如客戶指定麻灰色號時，可與客戶溝通直接進行大貨生產(chǎn)，如有客戶布樣，可找一些顏色比較相近的布樣待客戶確認。色樣在涉及到麻灰或煙灰色時，最好是讓客戶指定華孚或金蘭紗卡上的色號，便于采供部門購紗。
（三）印、繡花樣
首先是要求盡可能用正確顏色的布、線打樣，特別是繡花，繡花線一定要用正確顏色，如確有難度，可以與客戶溝通，變通安排。印、繡花資料必須保證準確，如顏色搭配、花型等，要及時同客戶溝通不明確的地方，爭取縮短確認周期(印、繡花打確認樣時間：原則上從業(yè)務員將印、繡花資料轉交外協(xié)員后三日內(nèi)應將確認樣轉業(yè)務員，外協(xié)員要注意打確認樣布料的顏色一定要正確，確認樣原則上要檢驗合格后才能出廠，對確認樣跟單員也要進行檢查，由跟單員將確認樣寄給客戶確認，客戶確認后的確認樣要及時轉生產(chǎn)廠，并做好交接記錄)。外協(xié)員要對以前及以后外加工的印、繡花價格等資料進行匯總，便于以后出現(xiàn)同類加工業(yè)務時方便查詢。
（四）輔料
由于我們的輔料開發(fā)有一定局限性，因此安排輔料時一定要盡可能廣。如同行、客戶及其它部門，在此特別指出的是網(wǎng)絡查詢，重點是快?。」饪蛻粢蟮妮o料確有一定難度時，及時與客戶協(xié)商處理意見。輔料管理員要對以前及以后采購的輔料價格等資料進行匯總，便于以后出現(xiàn)同類輔料時方便查詢。對于HTP的訂單，輔料多而且雜，要特別注意染色問題，如梭織布，人字帶等；還有一些輔料雖然好找，但達不到輔料廠的起訂量，工廠不愿意做，本著客戶一般確認銷售樣上的輔料的作風，因此，應在打樣時，就考慮找一些好做、好找的輔料，減少大貨生產(chǎn)不必要的麻煩。輔料總體要求為價格低及質量好，因此廣泛匯總各輔料廠資料是非常必需的，以后再遇到此類輔料時能有據(jù)可查。輔料打確認樣時間：原則上從業(yè)務員將打輔料確認樣的資料轉交輔料管理員后三日內(nèi)應將確認樣寄給客戶確認。 作贏外貿(mào)單證必會的18步流程
四、合同的執(zhí)行
在征得客戶同意或簽定合同并確認客戶已執(zhí)行合同后（如開L/C、電匯、預付款等），以L/C結算的，要盡快催信用證，以預付款結算的，款要及時催，以電匯結算的，風險較大，通常適用于老客戶。下達生產(chǎn)通知單，生產(chǎn)通知必須盡可能資料齊全、完備、正確，并在指令下達后落實相關部門在合理的時間內(nèi)接收到了正確的指令，并已開始執(zhí)行。向生產(chǎn)廠要生產(chǎn)計劃，監(jiān)督生產(chǎn)指令在各環(huán)節(jié)中的進行，保證其順暢。如有客戶資料未到時，要及時與相關部門和客戶進行溝通和調解，做出最合理的生產(chǎn)計劃。
五、確認
在合同簽定后，對于擔當來說，確認工作是最重要的。在安排確認時，要掌握以下幾條原則：
a) 首先排列生產(chǎn)計劃，盤查確認點，首先要清點好輔料，核對好來料顏色是否一致，特別是對主、輔料的盤查，保證生產(chǎn)安期順利開始。
b) 監(jiān)督和督促生產(chǎn)計劃，確認所有保證生產(chǎn)順利進行的有關指示，書面或實物已交待到有關部門的責任人心中，并已得到認真執(zhí)行。如正確的工藝單、樣品、印繡花樣、客戶的最終確認意見或修改意見要及時傳達，對生產(chǎn)中出現(xiàn)的各種問題進行監(jiān)督、反饋，對于生產(chǎn)中出現(xiàn)的問題要及時和客戶進行溝通和處理。
c) 核對所有來物，與客戶確認意見相符一致。
d) 要注意客戶的變更，如面料顏色、合同數(shù)量，如出現(xiàn)變更，要在第一時間內(nèi)通知生產(chǎn)部門，減少不必要的損失。
六、合同的跟蹤
在合同的執(zhí)行過程中，要準時填報跟單表，及時給客戶報告生產(chǎn)進度，并要及時匯總資料，整理訂單，避免出現(xiàn)疏漏的地方，并及時與客戶和生產(chǎn)部門溝通，對出現(xiàn)的意外情況要及時處理，如上報、與客戶協(xié)商拖期、協(xié)調有關部門采取補救措施等。
在臨近交期時，如生產(chǎn)過程中如有防礙大貨交期無法按合同順利執(zhí)行時，必須事先通知客戶；當大貨生產(chǎn)過程中，縫制、印花、繡花等出現(xiàn)防礙生產(chǎn)順利進行時，一定要及時通知客戶（同時發(fā)樣給客戶）采取有關補救措施。
為了大貨生產(chǎn)能夠順利進行，首先要及時去生產(chǎn)廠看每天的生產(chǎn)情況。對于客戶確認遲緩或者提供一些資料不及時，除了溝通之外，還應有書面形式傳真于客戶或者把生產(chǎn)進度情況告訴客戶，并提醒有可能影響交期，同時，要排查生產(chǎn)環(huán)節(jié)中還可能存在的問題，要及時匯總情況，尤其是輔料。
品管主管要會同品管員一起在大貨交貨前對產(chǎn)品進行檢驗，并出具驗貨報告單（對于發(fā)現(xiàn)的問題要提出整改建議和防范措施）；客戶來我司驗貨時，品管主管或品管員要陪同客戶一起驗貨，并做好記錄。
七、出貨
根據(jù)合同的規(guī)定及與客戶協(xié)商的最后結果，及時安排出貨（HTP的客戶可能不止一個，他對于箱嘜、條形碼、包裝袋會有不同要求，應當引起注意，并以書面形式下達給車間）。
1.出貨時間、數(shù)量、入貨時間，及時通知相關部門（根據(jù)入貨通知時間及時安排發(fā)貨，如不能保證交貨，衣時同船運公司或客戶協(xié)商處理）。
2.訂艙、報關。
3.辦理內(nèi)部發(fā)貨手續(xù)。
4.船樣及相關事宜，船樣一般在大貨出貨前一周給客戶寄出。
八、發(fā)票的開具及貨款回收
國際業(yè)務部單證員負責外銷產(chǎn)品發(fā)票的開具，并負責填寫開具外銷發(fā)票的相關表格；國際業(yè)務部核算員負責內(nèi)銷產(chǎn)品發(fā)票的開具，由跟單員負責填寫開具內(nèi)銷跟單員負責內(nèi)銷貨款的回收，及時督促客戶辦理，加快我司的資金周轉。對于外銷產(chǎn)品貨款的結算方面，信用證結算的，由跟單員督促客戶及時為我司開具信用證，單證員負責對信用證的內(nèi)容進行審核；電匯方式結算的，要在發(fā)貨后，及時督促客戶付款，避免壞帳損失的發(fā)生。
九、報帳
對于我部門負責的采購及加工業(yè)務，要及時與生產(chǎn)廠進行對帳，在業(yè)務結束確認無誤后，讓對方開具符合我司要求的增值稅專用發(fā)票，并按我司相關文件規(guī)定進行及時報帳。
對于費用方面的報帳：差旅費，出差歸來后，要及時報帳，具體按公司文件執(zhí)行；其他費用的報帳，力求在費用發(fā)生的當月進行報帳，避免費用跨月報帳，影響公司及部門的利潤核算。
十、資料的整理與歸檔
本部門所有人員對于自己負責的所有資料要及時進行整理并歸檔，保持桌面清潔、資料擺放有序，分配到個人的檔案櫥要及時進行整理，保持資料的整體外觀和實用性，不準亂放；對于公用部分的辦公用品等，要及時進行整理，個人的資料、樣品、樣布等不準隨意亂放，如發(fā)現(xiàn)隨意亂放者，將對責任人進行處罰。
十一、產(chǎn)品的售后服務發(fā)票的相關表格。

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